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Durant l’année 2023, plusieurs membres de CoP-1 ont exploré la thématique et l’impact de la Communication autour du Knowledge Management.

Ce groupe de travail a voulu aborder le sujet autour de la dénomination suivante: Communiquer sur, avec et par le KM.  L’étude aborde la Communication Interne comme Externe.

1) Cadrage du Sujet

Ce sujet démarre par un constat d’une enquête publiée en 1999 par Kevin J. O’Sullivans « Creating and executing an internal communciation plan for Knowledge Management Systems deployments. »

 

Bien que cette étude mériterait d’être réalisée à nouveau, elle n’empêche pas un constat partagé entre les membres de l’association: souvent les gens ne comprennent pas ce que c’est le KM et c’est l’un des plus grand frein à l’implémentation d’une démarche de Knowledge Management.

Ors, selon le Knowledge Manager Handbook, Le KM est un agent de la culture du changement et il en faut donc un plan de Communication associé.

Au delà de la nécessite d’un plan de communication, le Groupe de travail prône plutôt une Stratégie de Communication qui apporte donc une approche plus complète.

L’idée serait donc de se baser d’abord sur une cartographie de la compréhension du KM au sein de l’Organisation, puis de trouver les canaux où on peut être efficace et enfin communiquer sur les Success Stories. 

2) Comment Communiquer ? 

L’approche du groupe de travail et des membres de CoP-1 est de changer de paradigme: « Passer de l’écureuil à la communauté de Suricates » (ndlr: écureuil cache ses provisions les suricates fonctionnent en communauté et en alerte, pas tout le temps les mêmes qui sont en alerte mais on fonctionne en collectif).

Outre cette approche par métaphore qui a eu du succès dans certaines organisation, il faut arriver à faire comprendre aux employés l’approche de confiance et de partage afin d’arriver à une structure collective et communautaire, afin de faire vraiment passer « knowledge is mine » et de la préservation de son savoir-faire à l’intérêt du partage et du collectif. 

Suite à différents partage de succès stories au sein des différentes organisations des membres CoP-1, nous avons souhaité vous partager quelques méthodes qui ont déjà fait leur preuve dans différentes stratégies de Communication KM:

️️🗺️ Cartographier la compréhension du KM au sein des différentes organisations pour utiliser des canaux et des outils de communication adéquats. 

🎯 Adapter le discours sur la démarche KM aux différents métiers et niveaux hiérarchiques. 

🖼️ L’utilisation de métaphores, par exemple le passage du mode écureuil (individualiste) au mode suricate (collectif). 

🗣️ Le pouvoir du phénomène « bouche-à-oreille » et l’utilisation de champions avec une légitimité et influence déjà établies, par exemple rendre service aux experts comme catalyseur pour un partage spontané. 

📺 Donner la vedette aux experts pour raconter son histoire devant une audience ample, par exemple en reproduisant le format TEDx ou via des formats différents comme « Pitch your journey in 3min » ou encore en réalisant des formats stimulant comme une BD.

🎮 Des jeux sérieux pour rendre l’expérience de partage plus incitante ou encore des concours et d’autres mécanismes de gamification. 

↔️ Des parcours d’intégration pour les nouveaux arrivants, en combinant une dimension de connaissances avec une dimension sociale. 

💹 Un système de mesure de la maturité KM par organisation. 

Conclusion

Suite à nos échanges à la suite de cette présentation, nous pouvons convenir que chaque Stratégie de Communication doit s’adapter à l’Organisation et la maturité que le KM représente dans son organisation et sa culture.

Par ailleurs elle doit également suivre une démarche d’accompagnement au changement à l’aide d’outils efficaces mentionnés en seconde partie:

Phase de Sensibilisation > Phase d’Appropriation > Phase d’Expérimentation > Phase d’Ancrage.

Il faut faire vivre le KM à tous les niveaux mais surtout en utilisant les canaux de Communication existant.

Une bonne stratégie de Communication est un sujet clé pour le Knowledge Management car elle permet d’encrer le KM dans la culture et les habitudes des salariés. Cette communication doit être maintenue dans le temps pour s’assurer de l’appropriation des éléments clés du KM dans les habitudes et la culture de chaque salarié.

Cet article est terminé, nous vous donnons RDV sur LinkedIn et sur ce site pour de nouvelles réflexions autour du Knowledge Management.